檔案信息化發展歷程相對較短，目前仍然存在對基本概念的理解和使用不統一的情況。把握《實施條例》對檔案信息化建設的規定，必須首先準確理解所涉及的基本概念。一是電子檔案。學界對電子檔案有不同版本的定義，實踐層面也有不同的理解，目前仍存在不同語境中該概念的內涵和外延有所差異的情況。《檔案法》中，電子檔案是指通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸、存儲并歸檔保存的各種數字格式的信息記錄。電子檔案由內容、結構、背景信息組成。二是傳統載體檔案數字化成果。對此，實踐中曾出現“檔案數字化副本”等多種稱謂，《檔案法》規范的表述為“傳統載體檔案數字化成果”，是指通過一定的技術手段，自存儲于傳統載體上、以模擬形態存在的檔案信息轉化而來的以數字形態存在、計算機可以識別和處理的檔案信息，包括將紙質檔案、錄音錄像檔案等各類傳統載體檔案轉換之后形成的數字信息及其電子目錄等管理信息。三是檔案數字資源。《檔案法》中將電子檔案、傳統載體檔案數字化成果以及其他具有檔案屬性或檔案價值的數字資源統稱為檔案數字資源。四是電子文件歸檔。指按照國家規定將具有保存價值的電子文件及其元數據的保管權交給檔案部門的過程。另外，還包括電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性等概念，這些基本概念在相關制度、標準規范中都明確定義，應當首先掌握。

　　隨著社會信息化進程的推進，檔案管理工作逐步向以電子檔案管理為主轉變，所以，《檔案法》及《實施條例》中都強化了電子檔案管理的規定，對電子檔案管理關鍵環節提出了要求。應當明確的是，電子檔案管理首先應遵循《檔案法》及《實施條例》中關于檔案工作的基本規定，在此前提下，還應深刻理解針對電子檔案的特點提出的專門要求。

　　電子檔案具有非人工識讀性、軟硬件環境依賴性等技術特點，所以，電子檔案與傳統載體檔案在管理理念、方法，以及憑證效力認定、保證等方面存在諸多不同。對此，《檔案法》規定“電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規”，明確了電子檔案的合法要件，滿足此法定要求的電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。《實施條例》進一步明確了電子檔案合法要件的具體要求，使法律條款更具可操作性。一是來源可靠。要求“形成者、形成活動、形成時間可確認，形成、辦理、整理、歸檔、保管、移交等系統安全可靠”。這是電子文件歸檔成為電子檔案的首要條件，是指要采取相應措施保證依法形成電子檔案的機構或者個人、形成電子檔案的業務活動、形成電子檔案的時間都是明確的并且可以得到驗證，電子檔案賴以產生的軟硬件系統是安全可靠的。二是程序規范。要求“全過程管理符合有關規定，并準確記錄、可追溯”。此處的程序是指電子文件形成、歸檔，電子檔案保存和利用服務等管理全過程中的操作步驟。程序要符合國家相關法律法規、標準規范的規定，且采用合規的技術手段對背景元數據和管理過程元數據進行詳細、準確記錄，元數據與電子文件一并歸檔，可用于審計、追溯。三是要素合規。要求“內容、結構、背景信息和管理過程信息等構成要素符合規范要求”。電子檔案的構成要素符合相關標準規范要求，不同種類的電子檔案的構成要素，應符合其相應的標準規范的要求。

　　辦公自動化系統、業務系統具備電子文件歸檔功能，是保證電子檔案合法要件的核心關鍵條件。《實施條例》規定，機關、群團組織、國有企業事業單位應當“加強辦公自動化系統、業務系統歸檔功能建設”，這一規定是電子檔案滿足來源可靠、程序規范、要素合規要求的重要保障。由于電子文件自身的特性，電子文件要與元數據一并歸檔。元數據包括描述電子文件內容、結構、背景的元數據，以及記錄電子文件管理過程的元數據。這些元數據主要是在電子文件形成、辦理、收集、整理、歸檔等管理過程中由計算機系統自動收集，所以，實現電子文件規范歸檔，需要在形成電子文件的辦公自動化系統、業務系統中建設歸檔功能，主要包括支持在系統中內置電子文件分類方案、保管期限表等工具，能夠記錄電子文件形成、辦理等管理過程元數據，能夠完整收集和整理電子文件及其元數據，能夠按標準組織電子文件及其元數據并提交歸檔，將電子文件及其元數據的保管權交檔案部門等等。電子文件歸檔功能應當與辦公自動化系統、業務系統同步規劃、建設和實施。另外，綜合考慮各類單位的現實情況，《實施條例》僅對機關、群團組織、國有企業事業單位等作出明確規定，其他單位可以積極創造條件施行。

　　電子檔案管理信息系統，是指具備接收歸檔電子文件，并能夠對電子檔案進行保存、管理、利用、處置、移交等功能的信息系統。《實施條例》規定，機關、團體、企業事業單位和其他組織應當“積極推進電子檔案管理信息系統建設”。電子檔案管理信息系統是各單位確保電子檔案安全保管和有效利用的必備條件，電子檔案管理信息系統應當與形成電子檔案的辦公自動化系統、業務系統相互銜接，以實現電子檔案在形成單位的全過程管理。相互銜接，是功能性要求，可以是系統在線聯通，也可以是歸檔數據離線交互。電子檔案管理信息系統的建設，必須依照國家相關法律法規，保障檔案網絡、數據等安全保密。　

　　針對目前存在的電子檔案移交進館率低、質量不高等問題，《實施條例》強化對電子檔案移交工作的規定，要求機關、團體、企業事業單位和其他組織等電子檔案形成單位“應當按照國家檔案主管部門有關規定，定期向有關檔案館移交電子檔案”，進一步強調電子檔案形成單位定期向檔案館移交電子檔案，檔案館接收電子檔案，都是法定職責，不得違背。同時，還對電子檔案移交規定進行細化。一是移交方式。可以根據各單位具體情況，在符合國家關于網絡安全、數據安全以及保密等規定的前提下，選擇在線或離線方式。二是“四性”檢測。電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性，是電子檔案管理最基本的質量要求，在全過程管理的關鍵環節都要進行檢測。電子檔案移交接收環節，檔案館應當對電子檔案進行真實性、完整性、可用性和安全性等方面的檢測。電子檔案長期保存過程中，要采取管理措施和技術手段保證電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性，并定期或在技術環境等發生變化時進行檢測。三是移交期限。《實施條例》對檔案移交期限有明確規定。由于電子檔案管理的特殊性，實踐中對提前將電子檔案提交檔案館的呼聲很高，對此，《實施條例》規定“國家檔案館可以為未到本條例第二十條第二款所規定的移交進館期限的電子檔案提供保管服務”，即經國家檔案館同意，電子檔案可以提前進館保管，檔案館與電子檔案形成單位應當商定，在國家規定的移交期限屆滿前，對電子檔案的保管、利用、轉換、遷移等管理職責如何劃分，并且明確，提前進館的電子檔案所涉及政府信息公開事項仍由原制作或者保存政府信息的單位辦理。

　　對電子檔案進行備份，是保障電子檔案安全必須采取的重要措施。檔案館承擔著電子檔案長期安全保管的重要職責，所以，《檔案法》明確，檔案館可以對重要電子檔案進行異地備份保管。《實施條例》進一步明確，電子檔案異地備份應當采用磁盤、磁帶等磁介質，光盤等光介質以及具備穩定性好、可直讀等特性的縮微膠片，無論選用哪種介質，前提都是必須符合安全管理要求。為確保在存儲介質出現部分損毀或即將達到物理壽命等情況時能夠及時遷移出數據，保證數據安全可讀，規定“定期檢測載體的完好程度和數據的可讀性”。為避免異地備份選址在地震帶、水災頻發等不安全地帶，或者不符合保密等要求，規定“異地備份選址應當滿足安全保密等要求”。另外，由于經濟社會數字化轉型，一旦災難發生，對檔案信息管理系統恢復運行提供電子檔案利用的時效要求越來越高，《實施條例》利用“鼓勵”性條款，導向性提出“檔案館可以根據需要建設災難備份系統，實現重要電子檔案及其管理系統的備份與災難恢復”。

　　為保障檔案信息化發展所需條件，確保檔案數字資源的安全保存和有效利用，以更好地提高檔案信息化建設水平，《實施條例》強化了檔案信息化建設中一些基礎性工作的具體要求。

　　傳統載體檔案數字化工作已開展多年，但是，各單位數字化程度不盡相同，而且，在一定時期內，傳統載體檔案將繼續增加，為方便檔案信息利用，《檔案法》提出“國家鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織推進傳統載體檔案數字化”。《實施條例》提出具體要求，即“開展傳統載體檔案數字化工作，應當符合國家檔案主管部門有關規定，保證檔案數字化成果的質量和安全”。未來，檔案數字化將向新一代信息技術賦能、檔案數字資源高水平管理轉變，為此，《實施條例》明確“國家鼓勵有條件的單位開展文字、語音、圖像識別工作，加強檔案資源深度挖掘和開發利用”。

　　數字檔案館建設對提升檔案信息化整體水平起著重要的促進作用，也是各地檔案信息化建設能力和水平的集中體現。數字檔案館建設覆蓋了信息化基礎設施、檔案數字資源、制度規范、安全體系建設等各方面。《實施條例》規定“檔案館應當積極創造條件，按照國家有關規定建設、運行維護數字檔案館，為不同網絡環境中的檔案數字資源的收集、長期安全保存和有效利用提供保障”，明確各檔案館應當以數字檔案館建設為抓手，全面推進檔案信息化建設。

　　以信息化手段提升檔案信息共享服務能力，是實現檔案工作服務黨和國家工作大局、服務人民群眾的重要途徑。《檔案法》規定“國家推進檔案信息資源共享服務平臺建設”，推動檔案數字資源共享利用，《實施條例》要求“國家檔案主管部門應當制定數據共享標準，提升檔案信息共享服務水平，促進全國檔案數字資源跨區域、跨層級、跨部門共享利用工作”，指明關鍵路徑，即加強國家層面的標準建設，進一步整合資源優化流程，推進檔案信息資源跨區域、跨層級、跨部門共享利用。要求“縣級以上地方檔案主管部門應當推進本行政區域檔案數字資源共享利用工作”，進一步明確了主體責任。

　　檔案信息化會隨著信息技術的發展和國家信息化戰略的深化而在建設內容、實施路徑等方面不斷發展變化。所以，《實施條例》在立足現實的同時也為未來發展留有充分的空間，通過“鼓勵”性條款，將檔案信息化未來發展理念融入條文之中。在檔案信息安全方面，在明確對電子檔案異地備份的基礎上進一步提出“檔案館可以根據需要建設災難備份系統，實現重要電子檔案及其管理系統的備份與災難恢復”。在檔案數字資源建設方面，提出“國家鼓勵有條件的單位開展文字、語音、圖像識別工作，加強檔案資源深度挖掘和開發利用”，引導各單位創造條件，將檔案數字化成果轉換成計算機可以識讀的數據，以支持在檔案信息資源深度挖掘利用和輔助鑒定、編研等工作中的應用，這是人工智能等新一代信息技術在檔案部門應用的重要導向。在數字檔案室建設方面，提出“國家鼓勵有條件的機關、團體、企業事業單位和其他組織開展數字檔案室建設”。這將引導各單位全面提升檔案信息化水平，更好支撐數字時代各項業務工作轉型升級。上述條款的設置體現了《實施條例》的前瞻思維，為數字時代檔案信息化建設提供了方向指引。